Thời đại marketing phát triển, dù là ít hay nhiều thì các doanh nghiệp đều có những “chiêu thức” PR thương hiệu của mình ở các phương tiện truyền thông. Điều này đem đến sự cộng hưởng về mặt khách hàng cũng như doanh nghiệp và làm môi trường quảng cáo nhộn nhịp, tấp nập hơn bao giờ hết. Và hình thức offline cũng là một hình thức không quá xa lạ với các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Nếu bạn đang có ý định theo ngành tổ chức sự kiện hay đang muốn tự tổ chức cho mình một sự kiện nhỏ hoặc quy mô lớn thì cùng Brands tìm hiểu về quy trình chuyên nghiệp của một sự kiện nhé .
Xem thêm:
11 CUỐN SÁCH HAY VỀ THƯƠNG HIỆU NỔI BẬT MÀ BẠN NÊN ĐỌC
1.Chuẩn bị:
Để có một sự kiện đúng chuẩn và không gặp sai sót thì bạn nên có những khâu chuẩn bị kĩ càng trước khi bước vào setup và trang trí cho nó.
Dưới đây là những bước không thể cho một quy trình tổ chức sự kiện:
a. Lịch trình chương trình:
Đây là bước đầu tiên khi bạn muốn tổ chức một sự kiện. Việc xác định mục đích buổi offline sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong các khâu còn lại. Bên cạnh đó sẽ giúp cho bạn không bị lúng túng trong quá trình sự kiện diễn ra. Có như vậy thì bạn mới có thể thiết kế được lịch trình không làm bạn có cảm giác ” đuối” trong quá trình thực hiện.
Ví dụ dưới đây là lịch trình của một sự kiện khởi công dự án( buổi khai trương) :
b. Bản chi phí cho buổi sự kiện:
Chi phí chính là bước PHẢI thực hiện sau khi bạn đã lên được kế hoạch tổ chức như thế nào. Lên được bảng chi phí hợp lý sẽ giúp cho bạn giới hạn được số lượng khách mời cũng như các vấn đề phát sinh bên ngoài như : nơi tổ chức , các phí phục vụ cho khách tới tham dự,…
Bạn phải xác định xem bạn có thể dành bao nhiêu tiền cho sự kiện này. Cố gắng đừng bị thâm hụt ngân quỹ hoặc hết tiền trước khi sự kiện diễn ra. Liệt kê những thứ cần chi tiêu để tổ chức một sự kiện thành công bao gồm cả việc thuê công ty tổ chức sự kiện (nếu có), lương nhân viên, loa đài ánh sáng, đồ ăn uống, tài liệu quảng cáo… tính tổng rồi cộng thêm 10-20% để ngân sách của bạn không bị bó buộc quá.
Nếu muốn giảm chi phí, bạn có thể hợp tác cùng tổ chức sự kiện với cửa hàng hoặc tổ chức khác để chia sẻ các khoản chi và cùng nhau quảng bá sản phẩm. Bạn cũng có thể đề xuất với nhà cung cấp để quảng cáo thêm cho sản phẩm với điều kiện tài trợ một phần cho sự kiện của bạn.
Lưu ý là kiếm soát ngân sách không có nghĩa là rẻ tiền. Tìm cách để giảm chi phí nhưng đừng hi sinh chất lượng sự kiện của bạn chỉ để tiết kiệm vài đồng bạc lẻ. Nếu phải làm việc gì đó thì hãy làm đúng. Đừng có trở nên rẻ tiền. Nếu bạn không đủ tiền thì đừng làm.
c. Danh sách khách mời:
Sau khi đã hoàn tất được chi phí cũng như kế hoạch thực hiện thì bạn sẽ lập tức giới hạn và lên danh sách được những người bạn nên mời. Bước này khá quan trọng, tùy vào mục đích của sự kiện mà bạn nên có một danh sách hợp lý , tránh trường hợp mời quá nhiều hoặc không đúng đối tượng hướng tới sẽ gây ra việc chênh lệch số lượng trong ngày diễn ra sự kiện.
2. Những điều lưu ý khi chuẩn bị một sự kiện:
a. Chọn loại hình sự kiện phù hợp :
- Bạn nên chọn loại hình sự kiện nào? Để trả lời tốt nhất nên tập trung vào khách hàng của bạn: Khách hàng của bạn là ai? Họ thích loại hoạt động nào? Có thể tổ chức nhiều loại sự kiện ví dụ như tri ân khách hàng, sinh nhật cửa hàng, ra mắt sản phẩm dịch vụ mới hoặc đơn giản chỉ là một buổi tự làm sản phẩm handmade, quyên góp cho hoạt động từ thiện….
- Lịch sử: hãy xem lại các sự kiện tại chỗ đã từng được tổ chức tại cửa hàng của bạn. Sự kiện nào tạo được tiếng vang, sự kiện nào bị chìm vào quên lãng? Và bạn hãy chọn cách làm hiệu quả để tổ chức cho sự kiện lần này.
- Đối thủ: Xem đối thủ của bạn đã từng tổ chức sự kiện gì thành công, phân tích yếu tố làm nên thành công đó và áp dụng vào cho bạn.
- Thời điểm: Cân nhắc thời điểm hoặc mùa nào trong năm để tổ chức sự kiện,ví dụ các khoảng thời gian cuối năm hoặc cuối tuần để tăng lượng người tham gia nhiều hơn. Để ý đừng chọn ngày gần kỳ nghỉ, mùa mưa bão hoặc tránh những ngày cuối tuần mùa hè khi mọi người đổ xô đi tắm biển.
b. Lên kế hoạch trước:
Sự kiện không nên tổ chức ngẫu hứng mà phải luôn có danh sách kế hoạch thực hiện. Bạn càng chuẩn bị tốt bao nhiêu thì ngày thực hiện càng hiệu quả bấy nhiêu. Bạn có thể lên danh sách những việc cần làm 1 tháng – 2 tuần – 1 tuần – 1 ngày trước và cả trong ngày xảy ra sự kiện. Những công việc được giao cụ thể cho từng nhân viên và người đứng đầu sẽ đi vòng quanh để đảm bảo là mỗi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn. Đặc biệt bên cạnh việc lên kế hoạch và chuẩn bị nó nhịp nhàng thì bạn nên check lại khúc cuối để xem mình có bỏ lỡ gì không.
c. Xác định ngân sách:
Như mình đã nói trên. bạn cần biết đối tượng khách hàng và sử dụng ngân sách của mình một cách đúng đắn nhất. Tránh tình trạng bị tiêu pha quá mức.
d. Sử dụng chiến thuật marketing đa dạng
Lượng khách đến tham dự sự kiện của bạn có được do công bạn quảng cáo trước đó, vì thế bạn nên dành thời gian và nguồn lực cho công việc này!
Có nhiều chiến thuật marketing, cả online và offline bạn có thể tham khảo:
- Gửi thiệp giấy để mời
- Gửi email mời
- Tạo một sự kiện trên Facebook với nút mời tham gia
- Post bài viết trên mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram…) và có thể trả tiền quảng cáo để chạy các bài này
- In băng rôn để trước cửa cửa hàng
- Để tờ rơi ở các cửa hàng có liên kết
- Phát tờ rơi ở các điểm mua hàng
- Trong một số trường hợp, gọi điện và mời trực tiếp các khách hàng quan trọng
- Hãy để báo chí, blog, facebook, diễn đàn…. nói về sự kiện của bạn càng nhiều càng tốt. Cả tin tốt và tin xấu đều mang đến sự tò mò và thúc đẩy người ta đến chỉ để kiểm chứng tin đồn.
3. Kinh nghiệm cho ngày tổ chức event
a. Đừng chăm chăm bán hàng
Nếu sự kiện của bạn bộc lộ ý đồ chỉ để bán hàng, nó sẽ gây ác cảm với khách hàng. Tổ chức sự kiện là nhằm giúp khách hàng có sự trải nghiệm tốt chứ không phải chỉ nhăm nhăm bắt khách hàng móc ví ra mua hàng của bạn. Bạn sẽ muốn tạo cảm xúc để kết nối khách hàng với thương hiệu của mình.
Các sự kiện được tạo ra nhằm giúp việc bán hàng trong lâu dài, gây ấn tượng tốt cho khách hàng để họ có thể giới thiệu truyền miệng cho người khác.
b. Ghi hình lại sự kiện
Quay phim và chụp ảnh ngoài mục đích để làm tài liệu quảng cáo sau này còn là để bạn ngồi xem lại chương trình của mình diễn ra thế nào, có đạt được mục đích hay không, điểm gì cần khắc phục cho lần tổ chức sau.
c. Chia sẻ ảnh và tường thuật lại sự kiện
Post ảnh lên Facebook, Instagram hoặc những mạng xã hội bạn có tài khoản. Cảm ơn những người có mặt, nhắc đến những người tham gia, tag những người bạn quen biết.
d. Cân nhắc đến “cơ hội thứ 2”
Với những người không có cơ hội tham gia sự kiện, bạn có thể tổ chức sự kiện nhiều lần để mở rộng khách hàng trên diện rộng hơn.
e. Đánh giá kết quả
Cả nhóm ngồi lại với nhau và bình luận về sự kiện. Có việc gì không ổn? Việc gì đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu? Hãy để mọi người phát biểu. Ghi chép lại các ý kiến và rút ra các bài học cho lần sau.
f. Lên kế hoạch cho sự kiện lần sau
Bạn không chỉ tổ chức sự kiện mỗi năm một lần mà vẫn hi vọng khách hàng nhớ đến mình. Hãy tổ chức thường xuyên tùy điều kiện của mình nhưng nhớ cải thiện để khách hàng ngày càng có sự trải nghiệm tốt hơn ở cửa hàng của bạn.
Vừa rồi mình vừa tổng hợp cho các bạn các kinh nghiệm khi tổ chức một sự kiện đúng cách. Chúc các bạn thành công nhé .
Xem thêm:
Minh Phương
