Kiểm soát bán hàng là gì? Tầm quan trọng và quy trình kiểm soát bán hàng

Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát bán hàng nên được phát minh cẩn thận vì hệ thống quá tự do hoặc quá nghiêm ngặt có thể gây tổn hại cho hiệu suất của nhóm bán hàng của bạn . bạn chỉ nên thiết kế một hệ thống kiểm soát phù hợp sau khi phân tích bản chất của nhân viên bán hàng, mức độ hợp tác, loại công việc và tất cả các biến liên quan khác.

Hãy ghi nhớ một điều rằng kiểm soát không phải là để tìm ra lỗi lầm của người khác hoặc giữ họ xuống bằng cách trừng phạt họ. Mặt khác, kiểm soát là cần thiết để giữ cho đội ngũ bán hàng của bạn đi đúng hướng và giúp họ nâng cao bản thân. Bạn để mắt đến hành động của các thành viên trong nhóm bán hàng của bạn và ngăn họ mắc những lỗi không cần thiết và dạy họ thực hiện các hành động khắc phục bất cứ khi nào cần thiết.

Do đó, chúng ta có thể nói rằng định nghĩa đúng về kiểm soát bán hàng là phân tích và đo lường hiệu suất của lực lượng bán hàng và so sánh nó với hiệu suất tiêu chuẩn, nhận thấy và chỉ ra độ lệch và xác định nguyên nhân của nó, và thực hiện các bước khắc phục phù hợp để giải quyết các tình huống khác nhau. Chủ yếu là thời gian, khối lượng bán hàng, kỷ luật, chi phí và hoạt động, vv được coi là cơ sở để phân tích và so sánh hiệu suất của các thành viên trong nhóm.

Tại sao kiểm soát bán hàng lại quan trọng?

Việc kiểm soát các hoạt động của nhân viên bán hàng được thực hiện bởi người quản lý thông qua giám sát. Mục tiêu hàng năm chỉ có thể đạt được khi tất cả các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch. Sau đây là những lý do cho thấy tại sao kiểm soát bán hàng là quan trọng.

i) Không có vấn đề nhân viên bán hàng làm việc độc lập hoặc làm việc ở khoảng cách xa hơn với người quản lý. Trong các kịch bản như vậy, các vấn đề về phối hợp có thể phát sinh với người quản lý hoặc với các nhân viên bán hàng khác. Do đó, trong các kịch bản như vậy, kiểm soát là cần thiết.

ii) điều quan trọng là phải giữ sự minh bạch trong tất cả các hành động của nhân viên bán hàng với người quản lý để có thể phân tích và sửa chữa những sai lệch tiêu cực.

iii) điều quan trọng là chỉ đạo những nỗ lực của một nhân viên bán hàng để tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo sử dụng tối đa đàn ông và vật chất.

iv) Khách hàng có giá trị nhất cho mọi doanh nghiệp. do đó, điều quan trọng là phải giải quyết các vấn đề và khiếu nại của khách hàng. bằng cách này, hình ảnh tích cực của tổ chức có thể được thực hiện trên thị trường. người quản lý bán hàng nên chỉ đạo nhân viên bán hàng để giữ khách hàng lên hàng đầu và giữ cho họ hài lòng và hài lòng.

Quy trình kiểm soát bán hàng bao gồm bốn bước. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu về tất cả chúng một cách chi tiết.

Các bước trong kiểm soát bán hàng

1) Thiết lập tiêu chuẩn lực lượng bán hàng

Một tiêu chuẩn là một mục tiêu mà theo đó hiệu suất của một nhân viên bán hàng có thể được đo lường. Nó có thể được sử dụng để so sánh và thông thường, các giám sát viên khăng khăng tuân theo các tiêu chuẩn. Điều quan trọng là tiêu chuẩn phải thực tế và có thể đạt được. Một tiêu chuẩn rất cao là không có ích vì nó sẽ không thể đạt được và sẽ chỉ làm mất lòng người .

Các tiêu chuẩn nên được thiết kế bằng cách ghi nhớ các nguồn lực của một tổ chức và điều quan trọng là các tiêu chuẩn phải được đặt theo giá trị bằng số hoặc có thể đo lường được. ví dụ: 1 doanh thu tiêu chuẩn mỗi năm, lợi nhuận tiêu chuẩn  mỗi năm hoặc giảm tối thiểu 4% chi phí. Hầu hết thời gian, nó trở nên khó khăn để đặt các tiêu chuẩn dưới dạng số.

Ví dụ: tiêu chuẩn chất lượng cho công việc hoặc tiêu chuẩn chất lượng cho công việc quản lý, v.v … điều quan trọng là phải xác định giới hạn thời gian trong đó phải đạt được tiêu chuẩn và phải giữ tiêu chuẩn trong một khoảng thời gian ngắn.

Ví dụ: nếu một công ty đã đặt tiêu chuẩn bán hàng là 12,00,000 đô la mỗi năm thì doanh số 1,00,000 đô la sẽ được đặt làm tiêu chuẩn cho doanh số mỗi tháng. Ưu điểm của việc có các mục tiêu ngắn hạn là các vấn đề hoặc vấn đề có thể được phát hiện trong giai đoạn đầu và xử lý nhanh.

Ngoài ra, các tiêu chuẩn có thể được sửa đổi theo thời gian và có thể được thay đổi theo tình hình. Ví dụ, trong mùa lễ hội như Giáng sinh, có một số công ty kinh doanh nhiều hơn các công ty khác.

2) Đo lường hiệu quả bán hàng thực tế

một khi các tiêu chuẩn được thiết lập để nhân viên bán hàng tuân theo hiệu suất của họ được đo lường trên cơ sở công việc được thực hiện bởi họ. Một màn trình diễn có thể được đo bằng số thường dễ đo hơn các màn trình diễn khác. Tuy nhiên, đo lường hiệu suất cũng như định lượng cũng quan trọng không kém. Nó nên được coi là đạo đức để đạt được các tiêu chuẩn định lượng bằng cách bỏ qua các tiêu chuẩn định tính.

Do đó, điều quan trọng là phải sửa các tiêu chuẩn chất lượng nhất định để hiệu suất có thể được đo lường dễ dàng khi số lượng doanh thu từ chối tăng lên. Hiệu suất của một người quản lý được đo lường trên cơ sở mức độ hiệu suất tổng thể của bộ phận. Điều quan trọng là phải đo lường hiệu suất trong một khoảng thời gian ngắn để có được ước tính chính xác.

3) So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn

để đo lường và phân tích hiệu suất của nhân viên bán hàng, điều quan trọng là so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất tiêu chuẩn. nếu cả hai màn trình diễn phù hợp với chức năng kiểm soát sẽ dừng ở đó.

Tuy nhiên, trong trường hợp người quản lý không phù hợp đặt nỗ lực tìm ra lý do đằng sau sự sai lệch trong hiệu suất. một sai lệch nhỏ trong hiệu suất có thể bị bỏ qua, tuy nhiên, cần thực hiện các hành động nghiêm ngặt khi có sự sai lệch lớn giữa cả hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn.

4) Sửa sai lệch và thực hiện các hành động tiếp theo

điều quan trọng là phải có tất cả những sai lệch lớn trong mắt quản lý cấp cao. Độ lệch có thể được chia thành hai loại như kiểm soát và quản lý điểm quan trọng bằng ngoại lệ.

Phương pháp kiểm soát lực lượng bán hàng

Có nhiều loại phương pháp kiểm soát lực lượng bán hàng khác nhau để kiểm soát những nỗ lực của lực lượng bán hàng. Tuy nhiên, các phương pháp này không lý tưởng cho tất cả các tổ chức và kịch bản. Khả năng áp dụng phương pháp kiểm soát phụ thuộc vào tiêu chí, lĩnh vực và các khía cạnh khác nhau được sử dụng để đo lường và so sánh.

Sau đây là các phương pháp kiểm soát lực lượng bán hàng được sử dụng rộng rãi

1) Thiết lập lãnh thổ bán hàng

Thiết lập lãnh thổ bán hàng cho các thành viên của lực lượng bán hàng của bạn. Bằng cách này, họ sẽ không cạnh tranh với nhau và tập trung hoàn toàn vào việc dẫn đầu và bán được nhiều hơn. Thêm vào đó, khi lãnh thổ được xác định rõ ràng với các thành viên bán hàng, cơ hội bỏ lỡ khách hàng tiềm năng sẽ giảm và nhân viên bán hàng cũng dễ dàng thiết lập mối quan hệ với khách hàng với doanh nghiệp tương lai.

2) Phân bổ hạn ngạch bán hàng

hầu hết các doanh nghiệp định hướng bán hàng xác định hạn ngạch bán hàng cho mỗi nhân viên của mình trước một năm tài chính. Hạn ngạch bán hàng đưa ra một mục tiêu cho nhân viên bán hàng để làm việc và cũng giúp công ty giữ dự toán tạo doanh thu vào cuối năm tài chính.

Hiệu suất của một nhân viên bán hàng có thể được đo lường trên cơ sở doanh số được thực hiện bởi họ. Tuy nhiên, hạn ngạch bán hàng thay đổi từ một người bán hàng sang một nhân viên bán hàng khác tùy thuộc vào khu vực được phân bổ cho họ và các sản phẩm được bán bởi họ.

3) Duy trì liên lạc với nhân viên bán hàng

điều quan trọng là giữ liên lạc thường xuyên với các thành viên bán hàng của nhóm bán hàng của bạn. Bằng cách này, bạn có thể giữ cho họ có động lực và cũng có thể giúp họ giải quyết các vấn đề mà họ gặp phải trong việc phá vỡ các giao dịch bán hàng.

Nhân viên bán hàng có thể được liên lạc thông qua các cuộc gọi điện thoại hoặc bằng cách gặp mặt trực tiếp.

4) Xác định thẩm quyền và quyền của nhân viên bán hàng

điều rất quan trọng là làm cho các thành viên trong nhóm bán hàng của bạn nhận thức được các quyền và nghĩa vụ mà họ có. Bằng cách nhận thức họ có thể thực hiện công việc của họ tốt hơn và hiệu quả.

5) Báo cáo của nhân viên bán hàng

Báo cáo là một trong những phương pháp nổi tiếng và được sử dụng để theo dõi các màn trình diễn của nhân viên bán hàng. Bạn nên làm rõ cách thức và thời điểm họ nên báo cáo với cấp dưới của mình.

6) Khiếu nại và ghi chú phản đối

điều quan trọng là phải theo dõi các khiếu nại và phản đối của cả nhân viên bán hàng cũng như khách hàng. phản ứng với các khiếu nại và phản đối cuối cùng sẽ giúp bạn cải thiện công việc và dịch vụ do đội ngũ bán hàng của bạn cung cấp.

7) Phân tích chi phí bán hàng

Nhân viên bán hàng thường được phân bổ chi phí hạn chế mỗi ngày để họ có thể tiếp cận khách hàng mà không gặp nhiều khó khăn.

Tuy nhiên, một số nhân viên bán hàng được biết là tận dụng lợi thế của cơ sở này. Do đó, chi phí được gửi bởi họ nên được phân tích hợp lý trước khi phê duyệt chúng.

8) Quan sát và thăm và các chuyến đi thực địa

Người quản lý thường giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm của họ qua điện thoại và email. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn nên đi ra ngoài thực địa với các thành viên trong nhóm của mình ít nhất một lần trong sáu tháng.

Điều này có thể giúp bạn phân tích cách các thành viên trong nhóm của bạn đang hoạt động và mối quan hệ của họ với khách hàng của bạn là gì. mặt khác, bạn sẽ biết về những khó khăn mà các thành viên trong nhóm của bạn phải đối mặt khi làm việc trong lĩnh vực này. Điều này có thể khiến bạn đồng cảm hơn với họ.

9) Cung cấp đủ công cụ bán hàng:

Công cụ bán hàng rất quan trọng đối với nhân viên bán hàng để bán hàng hiệu quả. Các công cụ bán hàng bao gồm tài liệu và tài liệu như hướng dẫn bán hàng, tài liệu bán hàng, mẫu đơn đặt hàng, thẻ tham quan và các video clip nhỏ để dạy họ bán hàng hiệu quả.

Nguồn: dịch từ marketing 91

Xem thêm: 

Tất Tần Tật Về FACEBOOK ADS Cho Người Mới Bắt Đầu Kinh Doanh

Minh Phương- ATP Software